Tietosuoja

Voit tästä tietosuojaselosteesta lukea, mihin käytämme tietojasi, millä perusteella niitä käytämme, sekä miten keräämme ja säilytämme niitä.

Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi: Hiekkasärkkäin kappelin kannatusyhdistyksen jäsen- ja asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä: Hiekkasärkkäin kappelin kannatusyhdistys ry

Kappelin jäsen- ja asiakasrekisteri on yhteisrekisteri, jossa käsitellään yhdistyksen jäsen- ja asiakasrekisteritietoja.

Hiekkasärkkäin kappelin kannatusyhdistys ry toimii rekisterin teknisenä ylläpitäjänä.

Yhdistyksessä asiakasrekisterin yhteyshenkilönä toimii

Rekisterin hallinta: Sabina Sipilä

Sähköposti: info@sarkkainkappeli.fi 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Tallennamme rekisteriimme jäseniltämme, asiakkailtamme sekä yhteistyökumppaneiltamme kerättyjä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena jäsentietojen osalta ovat yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, yhdistysten oikeutettu etu ja velvoite huolehtia jäsenpalveluista, jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä, jäsenmaksuperinnästä ja muusta varainhankinnasta sekä huolehtia sopimusvelvoitteista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia yhdistysten lakisääteisistä velvoitteista sekä tuottaa jäsenpalveluita, jäsenviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen suostumuksella) sekä toteuttaa jäsenmaksulaskutus ja muuta varainhankintaa.

Muiden henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on asiakassuhteen hoito ja ylläpito palveluiden tuottamiseksi sopimusvelvoitteiden mukaisesti sekä asiakkaan meille antama suostumus silloin, kun hän on luovuttanut tietojaan meille tuote- tai palvelutilauksen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa asiakaspalvelua, asiakasviestintää, muuta yhdistystoimintaan ja sidosryhmiin liittyvää tiedottamista sekä suoramarkkinointia (vain rekisteröityjen itsensä suostumuksella) sekä toteuttaa varainhankintaa.

Tapahtuneen kaupan osalta rekisteriä ja sen sisältämiä tietoja käytetään

• rekisteröidyn henkilön tilaaman tuotteen tai palvelun toimittamiseen, tilauksen käsittelyyn ja arkistointiin sekä maksutapahtuman rekisteröintiin
• hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen
• toimitusten varmistamiseen ja varastokirjanpitoon
• tuotteiden menekin seurantaan ja asiakaspalvelun kehittämiseen

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoryhmiä:

• Perustiedot kuten nimi, kotipaikka, asiointikieli, sukupuoli
• Yhteystiedot ja saajatiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• Yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten yritys- ja yhteisötunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• Jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
• Jäsenmaksutiedot
• Tiedot luottamustoimista yhdistyksessä
• Markkinointi- ja luovutuskiellot ja/tai -suostumukset

Muu tieto

Asiakasrekisteri sisältää lisäksi:

• Imoittautumistiedot tapahtumiin ja kursseille, sisältäen nimi-, osoite- ja muut yhteystiedot, mahdollisen yhteisön nimi ja -tunnus, laskutustiedot sekä muut tapahtuman järjestämisessä tarvittavat tiedot (esim. erityisruokavalio).

Tietolähteet

Rekisterissä olevat tiedot saamme ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään, kun he ovat meihin yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja kerätään ja päivitetään tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös yhteistyöorganisaatioilta koskien esimerkiksi jäsenten luottamustoimia ja vapaaehtoisrooleja.

Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n ulkopuolelle tai kolmansien osapuolien käyttöön

Ei.

Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävät aineistot säilytetään asianmukaisesti salasanalla suojattuna.

Tietoja säilytetään asiakkuuden tai sopimuksen keston ajan.

• Jäsenten henkilötietoja säilytetään viisi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen.
• Asiakkuuden ja sopimuksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään viisi vuotta.
• Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön suoramarkkinointiin ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• Tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot pyydettäessä myös koneluettavassa muodossa
• Vaatia virheellisen tiedon oikaisua
• Vaatia tiedon poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
• Peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle
• Erityisistä henkilökohtaisista syistä vastustaa käsittelytoimia, mikäli niiden perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä, se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein
• Milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää edellä nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterin pitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.

Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme asiakkaita käymään säännöllisesti sivuillamme ja tutustumaan mahdollisiin muutoksiin selosteessa.

Seloste on viimeksi päivitetty 20.9.2025.